Eine APP für Musikanten, Besucher und Veranstalter!
Für das Saitenstrassen-Fest 2019 wurde eine APP entwickelt, mit der alle Informationen zum Festival für die Besucher und Teilnehmer bequem abgerufen werden können. Über 25 verschiedene Bühnen, 100 Musikgruppen, 300 Veranstaltungen in 5 Tagen Festivaldauer wurden abgebildet. Die Besucher der Veranstaltung konnten sich so einen Überblick über alle Musikgruppen verschaffen, um Ihre Favoriten für den Besuch festzulegen. Hier konnten z.B. Hörproben und Videos der Musiker zur Entscheidungshilfe abgehört/gesehen werden. Die Anzeige der aktuellen Bus- und Shuttleverbindungen zu den Veranstaltungsorten erleichterten den Tagesablauf für die Besucher.
Die Musiker hatten über die App eine übersichtliche Darstellung Ihrer Auftrittstermine und Orte. Die Veranstalter hatten zudem noch die Möglichkeit den Besuchern und Musikern kurzfristig Informationen zukommen zu lassen. So konnte z.B. schnell auf eine volle Veranstaltung hingewiesen werden und die Besucher konnten sich vorher bereits anders orientieren.
Das Ziel der Saitenstrassen APP war es, ein zentrales Medium zu haben, mit dem das komplette Musikfest abgebildet werden konnte. Alle Beteiligten sollten vor und während des Musikfestes immer die aktuellsten Daten digital zur Verfügung haben.
Event Management!
Eine so große Veranstaltung mit über 25 verschiedenen Bühnen, 100 Musikgruppen, 300 Veranstaltungen in 5 Tagen Festivaldauer will sorgfältig geplant werden. Hierzu mussten verschiedenste Aspekte ständig berücksichtigt werden.
Welche Musikgruppe hat welches Zeitfenster für einen Auftritt. Da teilweise zwei Musikgruppen gleichzeitig eine Bühne bespielten, waren beide Genres zu berücksichtigen. Da die Musikgruppen in jeder der drei Ortschaften auftreten konnten, sollte der letzte Auftritt des Tages dort sein, wo auch Ihr Hotelzimmer gebucht war. Zwischen den Auftritten der Musikgruppen sollte genügend Zeit zum Wechsel der Bühne eingerechnet werden.
Damit die Organisationsleitung die Planung im Vorfeld durchführen konnte, war eine Registrierung der Musiker und Musikgruppen notwendig. Die Musiker registrierten sich im Onlineformular und hinterlegten u.a. folgende Daten: Name, Besetzung, Genre, Bilder, Hörproben, Youtube Videos, Zimmerreservierung, Spieldauer, Zeiten….
Die Organisationsleitung konnte im Backend des INDICI Event Management Portals komfortabel die Musikgruppen nach deren Wünschen auf die verschiedenen Bühnen und Tage per Drag & Drop einteilen. Überschneidungen und Konflikte wurden so sofort sichtbar. Automatisiert wurden die Termin- und Zeitpläne an die Musikgruppen per E-Mail versandt. So waren diese immer über die Planungen informiert und konnten ggfls. Rückmeldung geben.
Aktuelle Spiel- und Zeitpläne konnten jederzeit als Exceldatei oder PDF Dokument aus dem System exportiert werden und z.B. für Printmedien weiterverwendet werden.
Der INDICI Eventmanager und die INDICI Event App sind die passenden Tools um eine große Veranstaltung wie das Saitenstrassen Musikfest zu planen und durchzuführen!
